Agenda para Administración de Consorcios

¿Qué significa hacer una gestión de cobranzas con Email aplicada a consorcios?

Gestión de cobranza con Email, significa la capacidad de organizar y ejecutar el proceso de gestión de Cobranza utilizando el correo electrónico como medio de contacto o comunicación entre el gestor de cobranza y el titular de la deuda, en este caso el propietario.

Un software de cobranzas con Email integrado permite implementar un conjunto de estrategias, técnicas y metodos profesionales, manuales y automatizados, que tienen como objetivo reducir el tiempo empleado para lograr la cobranza, como así también el costo del proceso de cobro de las expensas.

Consideraciones que se deben tener en cuenta al momento de redactar un email de reclamo de cobranza para cobro de expensas:

• El email de gestión de cobranza por deuda de expensas debe ser, para quien lo reciba, de clara comprensión acerca de la deuda que se le está reclamando.
• El correo electrónico de gestión de cobranza para administración de consorcios debe disponer de toda la información que necesita el propietario de la deuda de expensas, para avanzar con el proceso de pago.

• ¿CUALES SON LOS COMPONENTES FUNDAMENTALES DE UN EMAIL DE COBRANZA PARA RECLAMO DE EXPENSAS?
• Nombre de quien envía el email de gestión de cobranzas. Un mail de cobranza debe tener identificado claramente al remitente (El Consorcio). El destinatario del correo electrónico de cobranza, o sea el propietario o responsable de la unidad funcional que tiene la deuda, debe tener absoluta certeza de dónde proviene el mensaje. Es recomendable que el email de gestión de cobranza se envíe con un nombre institucional, como por ejemplo “CONSORCIO DE PROPIETARIOS DEL EDIFICIO DE PASEO DE LA REFORMA - Departamento de Gestión de Cobranzas”.
• Asunto del email. El asunto del email de cobranza por expensas debe ser lo más claro y concreto posible, ya que de él depende que el destinatario del correo de reclamo de cobranza, abra el email, lo elimine o lo deje para leer más tarde.
• Motivo del contacto. En el primer párrafo del email de reclamo de cobranza de expensas se debe redactar de forma clara y precisa el motivo del contacto. En general cuando se realiza una gestión de cobranzas el motivo principal del contacto es informar el/los período/s que adeuda la unidad funcional y reclamar el pago de la deuda al propietario.
• Deuda. En la gestión de cobranza por medio del intercambio epistolar, en este caso utilizando como medio de contacto un correo electrónico de cobranza se debe informar con el mayor nivel de detalle posible la deuda reclamada. Para ello es necesario informar el monto total de la deuda, y el origen de la deuda. El origen de la deuda es muy importante para ayudar a la memoria del propietario a ubicar de que se trata su obligación impaga, por ejemplo: Su deuda con el consorcio por la liquidación de los períodos siguientes: Enero/2022: $1.000,00 - Febrero/2022: 1.000,00 y Marzo 2022: $1.000,00, dando un monto total de $3.000,00. También es importante mencionar la fecha de mora de la deuda, es decir la fecha de primer incumplimiento de pago. En el caso de contar con documentación que respalde o avale la deuda que se está reclamando, como por ejemplo liquidaciones de períodos impagos o la liquidación actual con el detalle del monto de la deuda anterior al período liquidado. Se recomienda adjuntar dicha información al correo.
• Medios de pago disponibles. Informar las cuentas bancarias donde puede hacer el depósito o transferencia el propietario, los lugares de pago a donde puede ir en persona a pagar. Link de pago, como por ejemplo el de Mercado Pago. Código de barras para que el propietario pueda pagar con su celular o bien dirigiéndose a una empresa de recaudación como Pago Fácil o Rapipago. Indicar los logos de los distintos lugares de pago ofrecidos ayuda mucho al propietario a decidirse a pagar.

  
      

• Penalidades (opcional). En algunos casos, sobre todo cuando el propietario se encuentra en un estadío de mora muy avanzado, es recomendable informar las penalidades que aplicarán en caso de no pagar dentro de un plazo determinado. Algunos ejemplos de penalidades son el recargo de intereses por mora, el inicio de acciones legales, embargo de bienes o de sueldo, o la notificación del deudor en organismos de información crediticia como por ejemplo Veraz de EquiFax, Nosis, o cualquier otra central de riesgo que opera en la zona de alcance del propietario.
• Aclaración. En el caso que el propietario ya haya pagado, pero en los sistemas de la administración de consorcios no se encuentre registrado dicho pago, ya sea porque aún no se acreditó, porque el área administrativa no lo ha cargado aún, o porque se encuentra sin identificar al propietario deudor que ha realizado el pago. Por tal motivo se recomienda incluir siempre un párrafo indicando que, en caso que el propietario ha realizado el pago, tenga a bien desestimar el mensaje y/o solicitarle el envío del comprobante de pago.
• Firma. En la firma se deben encontrar todos los datos de contacto de la organización encargada de la administración del consorcio, de manera que si el propietario desea contactarla le resulte sencillo ya sea por email, teléfono o WhatsApp.