Software de cobranzas integradas con Email

Un Software de cobranzas integradas con Email es un programa que permite realizar gestión de cobranzas con Email.

¿Qué significa hacer una gestión de cobranzas con Email?

Gestión de cobranza con Email, significa la capacidad de organizar y ejecutar el proceso de gestión de Cobranza utilizando el correo electrónico como medio de contacto o comunicación entre el gestor de cobranza y el titular de la deuda.

Un software de cobranzas con Email integrado permite implementar un conjunto de estrategias, técnicas y metodos profesionales, manuales y automatizados, que tienen como objetivo reducir el tiempo empleado para lograr la cobranza, como así también el costo del proceso de recupero de la cartera de Cobranza.

Consideraciones que se deben tener en cuenta al momento de redactar un email de cobranza:

• El email de cobranza debe ser, para quien lo reciba, de clara comprensión acerca de la deuda que se le está reclamando
• El correo electrónico de gestión de cobranza debe disponer de toda la información que necesita el titular de la deuda, para avanzar con el proceso de pago.

• ¿CUALES SON LOS COMPONENTES FUNDAMENTALES DE UN EMAIL DE COBRANZA?
• Nombre de quien envía el email de gestión de cobranzas. Un mail de cobranza debe tener identificado claramente al remitente (El Acreedor de la deuda). El destinatario del correo electrónico de cobranza, o sea el deudor, debe tener absoluta certeza de dónde proviene el mensaje. Es recomendable que el email de gestión de cobranza se envíe con un nombre institucional, como por ejemplo “EMPRESA SA - Departamento de Gestión de Cobranzas”.
• Asunto del email. El asunto del email de cobranza debe ser lo más claro y concreto posible, ya que de él depende que el destinatario del correo de reclamo de cobranza, abra el email, lo elimine o lo deje para leer más tarde.
• Motivo del contacto. En el primer párrafo del email de cobranza se debe redactar de forma clara y precisa el motivo del contacto. En general cuando se realiza una gestión de cobranzas el motivo principal del contacto es informar el estado de cuenta del deudor y reclamar deuda.
• Deuda. En la gestión de cobranza por medio del intercambio epistolar, en este caso utilizando como medio de contacto un correo electrónico de cobranza se debe informar con el mayor nivel de detalle posible la deuda reclamada. Para ello es necesario informar el monto total de la deuda, y el origen de la deuda. El origen de la deuda es muy importante para ayudar a la memoria del deudor a ubicar de que se trata su obligación impaga, por ejemplo: Su deuda por el préstamo personal que tomó con BANCO FINANCIERA SA en el comercio TIENDA SRL, por la compra de una heladera marca PHILIPS. También es importante mencionar la fecha de mora de la deuda, es decir la fecha de primer incumplimiento de pago. En el caso de contar con documentación que respalde o avale la deuda que se está reclamando, como por ejemplo archivos de las facturas impagas o contrato y solicitud de crédito firmada por el deudor, se recomienda adjuntar dicha información al correo.
• Oportunidad. El email de cobranza puede ofrecer una oportunidad. Un incentivo para que los deudores cancelen su deuda o suscriban un plan de pagos. La oportunidad de un beneficio para el deudor consiste en realizar un importante descuento para que el deudor pueda cancelar su deuda en un solo pago, como también ofrecerle pagar un adelanto accesible y acorde a su situación financiera para luego pagar en cuotas. Tal vez no están pasando por un buen momento y un descuento al monto adeudado puede motivarles a pagar a corto plazo. Otra opción es otorgar un descuento si pagan antes de una fecha estipulada o si lo hacen al contado. Todo depende de la situación del deudor; Se deben ofrecer distintas alternativas de pago con algún beneficio para poder llegar a un acuerdo en el que el deudor se sienta atraído. Las opciones enviadas deben contar con sus respectivos cupones de pago. Como ser un código de barras con cada opción de pago, o un enlace que lo lleve a pagar por medio de MercadoPago o PayPal o la plataforma más popular que se encuentre vigente en el momento del envío del email de cobranzas. De esta manera el deudor se siente empujado, motivado a ir a pagar ya que se le pone todo fácil y accesible para realizar el pago en el momento. En el caso que ninguna de las opciones le cierre al deudor, se recomienda dejar un mail, teléfono de contacto o WhatsApp para que se pueda comunicar directamente. En la mayoría de los casos el deudor abrirá el mail desde su celular, lo cual le permite realizar un clic con el mouse directamente en el botón o enlace de WhatsApp que recomendamos que tenga el mail.
• Medios de pago disponibles. Informar las cuentas bancarias donde puede hacer el depósito o transferencia el deudor, los lugares de pago a donde puede ir en persona a pagar. Link de pago, como por ejemplo el de Mercado Pago. Código de barras para que el cliente pueda pagar con su celular o bien dirigiéndose a una empresa de recaudación como Pago Fácil o Rapipago. Indicar los logos de los distintos lugares de pago ofrecidos ayuda mucho al deudor a decidirse a pagar.

  
      

• Penalidades (opcional). En algunos casos, sobre todo cuando el deudor se encuentra en un estadío de mora muy avanzado, es recomendable informar las penalidades que aplicarán en caso de no pagar dentro de un plazo determinado. Algunos ejemplos de penalidades son la suspensión de su cuenta, el recargo de intereses por mora, el inicio de acciones legales, embargo de bienes o de sueldo, o la notificación del deudor en organismos de información crediticia como por ejemplo Veraz de EquiFax, Nosis, o cualquier otra central de riesgo que opera en la zona de alcance del deudor.
• Aclaración. En el caso que el deudor ya haya pagado, pero en los sistemas de la empresa no se encuentre registrado dicho pago, ya sea porque aún no se acreditó, porque el área administrativa no lo ha cargado aún, o porque se encuentra sin identificar el deudor que ha realizado el pago. Por tal motivo se recomienda incluir siempre un párrafo indicando que, en caso que el deudor ya haya pagado, tenga a bien desestimar el mensaje y/o solicitarle el envío del comprobante de pago.
• Firma. En la firma se deben encontrar todos los datos de contacto de la persona, empresa o entidad que reclama la deuda, de manera que si el deudor desea contactarla le resulte sencillo ya sea por email, teléfono o WhatsApp.

La gestión de cobranza mediante el uso de correo electrónico de cobranza permite:

• Atender a más de un deudor simultáneamente.
• Entregarle al deudor un informe detallado de la deuda, con diversas opciones de pago.
• Disponer al deudor de cupones de pago que le permitan pagar en el momento por medio de su celular, o bien acercándose a los centros de pago informados en el mismo. La clave pasa por hacerle la vida fácil al deudor para que pague. Que le requiera el menor esfuerzo posible.
• Ofrecer al deudor un enlace de chat o WhatsApp para que pueda consultar cualquier duda con relación a su deuda en mora.
• Que el deudor pueda responder el mail con comprobante de pago o pidiendo información al respecto.

Ejemplo de un mail de gestión de cobranzas:

De: EMPRESA SA - Departamento de Gestión de Cobranzas

Para: [email protected]

Asunto del email de cobranza: Marco Aurelio - DNI 99.999.999 - Reclamo de deuda vencida con EMPRESA SA

Estimado Marco Aurelio:

Nos comunicamos con Ud. a los efectos de informarle que al día de la fecha mantiene una deuda con EMPRESA SA originada por el PRESTAMO PERSONAL Número de cuenta: 2016080901 por la compra de una heladera marca HELADERA NO FROST ELECTROLUX DFN3000P PLATA adquirida en TIENDA SA.

Al día de la fecha su deuda asciende a: $ 108.000,00

En esta oportunidad Ud. podrá cancelar la totalidad de su deuda con un 30% de descuento, por un monto de pago único de: $ 75.600,00

En el caso de no poder cancelar en una sola exhibición, Ud. tiene 7 días para suscribir un convenio de pago

• Adelanto del 10%: $ 10.800,00 y 3 cuotas de $32.400,00 sin interés.
• Adelanto del 20%: $ 21.600,00 y 4 cuotas de $21.600,00 sin interés.
• Adelanto del 30%: $ 32.400,00 y 6 cuotas de $12.600,00 sin interés.
• Adelanto del 40%: $ 43.200,00 y 12 cuotas de $5.400,00 sin interés.

Centros de pago:

Transferencias o Depósitos:

• Banco Galicia. Nro. de Cuenta 7777777-1 333-8 CBU: 12345678 12345678901234 CUIT: 22-12345678-1
• Banco Nación. Nro. de Cuenta 6666666-4 666-5 CBU: 87654321 43210987654321 CUIT: 30-87654321-8

Si al día de la fecha Ud. ya ha realizado el pago o el acuerdo correspondiente por favor desestime el mensaje.

Dr. Lucio Anneo Séneca
EMPRESA S.A.
Departamento de Cobranzas
Teléfono: 11 4999-8888
WhatsApp: +54 9 11 65945201
E-mail: [email protected]